Inventarsoftware verwaltet das Inventar

Auch wenn es nicht jeder gerne hören mag: Die Digitalisierung im Inventarmanagement, insbesondere in deutschen Unternehmen, ist unabhängig von der Branche eine unvermeidliche Aufgabe im Facility Management aller Unternehmen.

Trotz des offenkundigen Handlungsdrucks ist der Digitalisierungsgrad im Inventarmanagement bei der Inventarverwaltung erschreckend gering.

Ein gute Software zur Inventarisierung ist technologisch gesehen leicht umsetzbar
Die Zurückhaltung insbesondere im Mittelstand bei der überfälligen Digitalisierung der Inventur der Büromöbel, IT Equipment und Geräte ist auch deshalb verwunderlich, weil die erforderlichen Prozesse vielfach und erfolgreich erprobt, mit der richtigen Technologie kein Hexenwerk und mit der Hoppe Unternehmensberatung als kompetenten Partner klar und verlässlich umsetzbar sind.

gute Aussichten auf einen Return on Investment (RoI)
Zudem sind die Aussichten auf einen Return on Investment (RoI) in einem gut absehbaren Zeitraum bei einer sauber aufgesetzten Inventarsoftware für die Facility Manager und Assets Manager regelmäßig gut.

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Beachten Sie auch die namhaften Referenzen der Firmen, Kommunen , Institutionen, die die Inventarsoftware einsetzen.

Berücksichtigen sollte man vor der Anschaffung der Inventarisierungssoftware, welche ergänzenden Hilfsmittel in die Arbeit eingebunden werden sollen.

Die Möglichkeit, die Inventar-Software beispielsweise mit einem mobilen Barcodescanner zu nutzen oder aber das Smartphone als Barcodeleser in die Erfassung einbinden zu können, sollte schon bei der Anschaffung eine Überlegung sein. Bilder können somit über eine mobile app auf dem Handy das Inventar bildlich darstellen. Die Software kann so noch schneller und effizienter genutzt werden. Wichtig zur Kostenersparnis ist zudem, dass zusätzliche Netzwerklizenzen für das Netzwerk im überschaubaren Kostenrahmen verfügbar sind.

Erleichternde Funktionen die in der Inventarsoftware vorhanden sein sollten:
Eine gute Filterung nach Gruppe, Kategorie, Standort, Kostenstelle oder nach den Garantiezeiten leistet eine gute Inventarsoftware. Ein Soll / Ist Abgleich für das Inventar je Gebäude, Produktionshalle oder Büroraum sollte zum Funktionsumfang gehören. Übersichtliche Auswertungen in Form von Listen und Inventarkarten sind zwingend notwendig. Analysen aus der Inventar Software sollten über eine Schnittstellen z.B. als Excel-Pivottabelle zur Verfügung gestellt werden.

Freiheit bietet Ihnen vor allem die Möglichkeit des Imports und Exports aus Excel-Dateien, Access Datenbanken und gegebenenfalls als standarisierte CSV-Datei. Revisionssicher arbeitet die Inventarisierungssoftware, wenn sie unterschiedliche Druckausgaben wie Inventarkarten und Inventarlisten ermöglicht. Ein integrierter PDF-Export ist dann einfach und bequem per eMail nutzbar. Eine gute und übersichtliche Gliederung sowie eine hervorragende grafische Darstellung darf man von der Inventarisierungssoftware erwarten.

Optimal ist es , wenn alle aufgeführten Gegenstände mit Bildern hinterlegt werden und entsprechende Dateien wie Kaufvertrag und Bedienungsanleitung als Anhang verknüpft wird. Das Layout der Auswertungen sollte je nach Bedarf mit einem integriertem Reportgenerator anpassbar sein.

Nutzerfreundlichkeit der Inventarverwaltung
Wichtiger Faktor für die Entscheidung für eine Inventar Software ist die Frage, ob die Software so einfach zu handhaben ist, dass sie wirklich Zeit und damit Geld bei der Inventarverwaltung einzusparen hilft. Beachten sollte man auch, dass die Darstellung für das Inventar übersichtlich ist. Optimal nutzerfreundlich ist die Software, wenn sie komplett netzwerk- sowie mandantenfähig ist. Diese Ergänzungen erleichtern Ihre Arbeit beim Inventarisieren. Ein Komplettpaket bestehend aus der Inventarisierungssoftware, Inventaretiketten mit Barcode und aufgedrucktem Firmenname und ein Barcode Scanner kann eine preiswerte und sinnvolle Lösung sein.

Das ergibt ein Vergleich der Inventarsoftware
Die Softwarelösung Inventarsoftware der Hoppe Unternehmensberatung erfüllt die genannten Anforderungen.
Die Inventarverwaltung hilft Ihnen alle Inventargüter wie Büroschränke, Schreibtischstühle, Tische und Computer zu verwalten. Professionelles und schnelles Arbeiten ist mit der Inventar-Software kein Problem mehr. Das Programm arbeitet effizient und äußerst zuverlässig Darüber hinaus legt die Software eine übersichtliche Inventartabelle und gut strukturierte Datenbank mit allen Informationen zum Inventar an. Benötigt man bestimmte Daten zur einem Inventarposten sind nur noch wenige Eingaben notwendig, um diese abzurufen.

Arbeiten im Team bei der Inventarerfassung
Inventarisierung sollte für Zusammenarbeit im Team ausgelegt sein. In vielen Firmen arbeiten Mitarbeiter aus den Bereichen Controlling, Buchhaltung und dem Facility Management in einem lokalen Netzwerk mit der Inventarsoftware. Die erstellten Daten können von mehreren Arbeitsplätzen abgerufen Die Inventarsoftware glänzt mit Funktionen wie der Erfassung und Verwaltung des Firmeninventars.

Einige weitere Funktionen:

• Inventarhistorie: Wo ist wann welches Inventar gewesen
• Listen, die die Summen jeder Inventar-Gruppe ermitteln
• Inventarisierung über Barcode Etiketten oder ggf. RFID

Eine tabellarische Darstellung einzelner Kategorien ist durch eine Filterung möglich. Jedem Inventar kann ein Bild in den verschiedenen Formaten wie jpg, bmp oder tif zugeordnet werden. Im Falle eines Diebstahls können Ansprüche gegenüber einer Versicherung vorbereitet, dokumentiert und geltend gemacht werden.

Mit der Inventarisierungssoftware können schnell Reporte, also überschaubare Auswertungen, erstellt werden, die entweder als PDF-Druck oder auf dem Drucker ausgedruckt oder als XLS-Dateien exportiert werden können. Es gibt unzählige Anwendungsbereiche in Firmen wie auch in Behörden, Verwaltungen oder öffentlichen Einrichtungen, in welchen Inventarverzeichnisse in einer Inventarverwaltung geführt werden. Mittels einer übersichtlichen Darstellung stellt die Inventarsoftware nicht nur das Inventar dar, sondern zeigt auch Büro oder den Standort im Gebäude zum jeweiligen Inventarposten. Die Zugehörigkeit zu Gruppen, Kategorien, Kostenstellen verdichtet die Inventargegenstände in der Inventarsoftware.

Für unsere Kunden sind wir auch nach dem Erwerb der Software zur Inventarverwaltung weiterhin ein zuverlässiger Partner, auf den er zählen kann.

Mit unseren umfangreichen individuellen Workshops und dem Wartungsvertrag, der auch die Updates beinhaltet, sichern wir die Investition unserer Kunden ab. In enger Zusammenarbeit mit den Anwendern erfolgt eine permanente Weiterentwicklung unserer Inventarsoftware, sowohl funktional als auch im Hinblick auf aktuelle Anforderungen im Inventarmanagement.
Dabei wird selbstverständlich der Einsatz zukunftweisender Technologien berücksichtigt. Durch regelmäßige Updates wird eine maximale Leistungsfähigkeit erreicht und die Werthaltigkeit der Software sichergestellt.

Bei technischen und fachlichen Fragestellungen aus dem Tagesgeschäft steht unser Support-Team zur Verfügung.
Unsere kompetenten Mitarbeiter beantworten schnellstmöglich alle Fragen und stehen beratend beim Umgang mit der Anwendung zur Seite.

Als Verzeichnisse sind zu führen:

• das Gegenstandsverzeichnis
• das Verteilungsverzeichnis
• der Benutzernachweis
• Bibliotheksverzeichnisse.

Dokumentation der Veränderungen im Inventarbestand
Alle Veränderungen des Bestandes sind der oder dem mit der Führung des Verzeichnisses betrauten Beschäftigten mitzuteilen und zu dokumentieren.

Kennzeichnung von Inventargegenständen
Die Kennzeichnung von Gegenständen als Eigentum des Landes kann von dem jeweiligen zuständigen Ministerium angeordnet werden.

Aktualisierung des Gegenstandsverzeichnis
Das Gegenstandsverzeichnis ist mindestens alle drei Jahre mit den Beständen durch mit seiner Führung nicht unmittelbar beteiligte Beschäftigte ab-zugleichen. Die Durchführung der Prüfung ist aktenkundig zu machen.

Unsere Software zur Inventarisierung sorgt für die einfache und übersichtliche Bestandsverwaltung von Büromöbel, Geräte und Hardware, und ermöglicht einen kontinuierlichen Echtzeit-Überblick über die verwalteten Assets