Worauf Unternehmen bei der Wahl der Inventarverwaltung achten sollten?

Wann empfiehlt sich die elektronische Erfassung mit einem Smartphone oder Scanner?

Gerade in Unternehmen mit vielen Schreibtischen, Schränken, Bürostühlen ist die Inventarisierung der Büroeinrichtung eine große Herausforderung. Den vollständigen Überblick zu haben, ist dabei schwer realisieren.
Einer lückenlosen Dokumentation können viele Asset Manager bzw. Inventarverantwortliche nicht immer gerecht werden.

Welche Inventarverwaltung empfiehlt sich?
Worauf kommt es bei der Auswahl der Inventarverwaltung an?
Welche Inventarisierungssoftware empfiehlt sich?
Welche Inventarsoftware ist die Beste?

Die Hoppe Unternehmensberatung zeigt die Anforderungen, die eine Inventarisierungssoftware erfüllen muss.
In der Praxis unterschätzen Unternehmen häufig den Zeit- und Kostenaufwand, den die Erfassung der Büroeinrichtung mit sich bringt. Bei einer sehr hohen Anzahl von Inventargütern ist die Inventur meist viel umfassender, als man vorerst gedacht hätte.
Oft wird der Prozess der Inventarisierung nur als notwendiges Übel angesehen statt als hilfreiche Unterstützung. Eine jährliche Inventur der Büroeinrichtung und des IT-Equipment ist laut HGB Pflicht. Ziel der Inventur ist es, dem Unternehmen eine Übersicht über Vermögensgegenstände zu verschaffen.
Abhilfe schafft eine leistungsfähige Inventarsoftware. Diese muss es ermöglichen, volle Transparenz aller Assets zu bringen.

Folgende Basisfunktionen gilt es bei einer Inventarisierungssoftware zu berücksichtigen:
• Einfache Erfassung aller Inventargüter
• Inventarisierung der Büroeinrichtung wie Schränke, Stühle, Container...
• Inventarisierung der Betriebsmittel wie Maschinen, Geräten, Fahrzeugen
• Eindeutige Kennzeichnung mit Inventaretiketten oder RFID-Tags
• Hinterlegung der Seriennummern, Hersteller, Gerätenummer, Anlagennummer
• mobile Erfassung mit Barcode/RFID-Scanner oder mobiler App
• IT-Inventarisierung von Hardware wie Computer, Drucker, Monitore
• IT-Inventarisierung von Software
• Dashboard: Inventarübersicht für alle relevanten Bestandsgüter und Bestandsänderungen
• Export- und Importfunktionen für Excel-Dateien oder CSV-Dateien
• Schnittstelle zum ERP System wie SAP, FIBU, Facility Management Software, Buchhaltung

Für die Inventarisierung der Büromöbel empfiehlt sich die elektronische Erfassung mit einem Smartphone oder Scanner. Die mit dem mobilen Endgerät erfassten Daten werden in die Inventarsoftware transferiert und bilden daraufhin das Inventurergebnis ab.

Inventarmanager erfasst und inventarisiert Möbel und Hardware