Zahlreiche Prozesse bei der Inventur lassen sich durch den Gebrauch von Smartphones und mobilen Apps vereinfachen.
Nicht umsonst gilt der Einsatz von modernen Smartphones im Unternehmensumfeld als einer der größten Technologietrends der letzten Jahre.
Für die Bestandserfassung der Inventargüter haben wir eine Inventar App für iOS iPhone bzw. iPad
und Android Smartphones entwickelt.
Anstelle von ausgedruckten Inventarlisten, die händisch geführt werden, wird das Inventar ganz einfach digital über die Gerätekamera des iPhones oder Android Smartphone erfasst.
Neben dem Bild zum Inventargut kann auch ein Barcode als Inventarnummer eingelesen werden.
Ein Scan Algorithmus sorgt dafür, dass verschiedene Barcodetypen ( Code 39, Interleave 2/5 EAN..., QR-Code) über der Kamera des Smartphones erfasst werden kann.
Dadurch lassen sich die Inventaretiketten einfach und bequem Scannen und Inventarisieren.
Dokumentation des gesamten Inventars
Die lückenlose, jederzeit nachvollziehbare, rechtssichere Dokumentation der Inventargüter ist das Ziel.
Darunter fällt die gesamte Inventarhistorie, mit Informationen über wesentliche Nutzungsänderungen.
Hintergrundinformationen zur Inventarverwaltung
Die Inventarverwaltung mit den diversen Modulen entspricht den "Empfehlungen zur Führung von Bestandsverzeichnissen über das Sachanlagevermögen" gemäß der kommunalen Gemeinschaftsstelle für Verwaltungsvereinfachung (KGSt).
Jedes Inventar bekommt im Programm ganz akribisch eine Raumnummer, eine Beschreibung, eine Kostenstelle, eine Gruppe und eine Kategorie zugewiesen - neben einem Bild und einer Inventarbeschreibung als PDF Anhang.
Gerade in den Kommunen gilt ja auch die DOPPiK (DOPPelte Buchführung in Konten Soll und Haben), die vorschreibt, das alle Ausgaben über 60 Euro genau inventarisiert werden müssen.
Gern arbeitet das Programm auch mit Barcode- und RFID-Etiketten, die sich über einen Hand-Scanner auslesen lassen.
Bürmöbel mit Inventarnummer eindeutig kennzeichnen
Wichtig ist, dass jedes Betriebsmittel inventarisiert und mithilfe von Stammdaten für jedes Inventar in einer Inventarliste erstellt werden kann.
Zu den Stammdaten gehören insbesondere die Bezeichnung der Inventargruppe, die Inventarnummer, der Standort, der Inventarverantwortliche, Inventarnummer sowie das Datum der letzten Überwachung.
Jedes Inventar sollte über einer Inventar- oder Betriebsmittelnummer mit einem Barcode-Etikett eindeutig identifizierbar und unterscheidbar gekennzeichnet sein.
Inventarmanagementsoftware als Erfolgsfaktor
Mithilfe von geeigneten Formblättern ist eine manuelle Vorgehensweise im Inventarmanagement durchaus erlaubt; dennoch bietet eine Inventarmanagement-Software zahlreiche Vorteile.
So bietet die Inentarsoftware nicht nur eine mobile Efassung mit BArcode Scanner und app für iPhone / Android, sie ermöglicht zudem eine effiziente Betriebsmittelverwaltung und Überwachung aller Inventargüter, sowie eine Vielzahl von statistischen Analysen und grafischen Auswertungen.
